La automatización de asesorías es un proceso que está ganando terreno en el mundo de los servicios profesionales. Se trata de incorporar herramientas tecnológicas para realizar tareas repetitivas y administrativas de manera automática, mejorando la eficiencia y reduciendo el margen de error.
Se trata de un enfoque que dinamiza la carga de trabajo y permite que el equipo humano pueda centrarse en otras tareas que requieran de una atención especial, dado que las tareas administrativas rutinarias, pese necesarias, pueden delegarse a un software capaz de llevarlas a cabo mucho más rápido y de manera más eficiente.
Qué es la automatización de asesorías
En esencia, la automatización de asesorías consiste en utilizar tecnología para llevar a cabo actividades clave como la gestión documental, el cálculo de impuestos, la generación de nóminas, la facturación y la elaboración de informes financieros.
Estas tareas, que tradicionalmente se hacían de forma orgánica, supervisadas por humanos, suelen ser repetitivas y consumir mucho tiempo, más aún en caso de errores a subsanar que obliguen a rehacer algunas de esas tareas. Al automatizarlas, se libera a los empleados para que se enfoquen en tareas de mayor valor, como el análisis y la toma de decisiones estratégicas, e implicándose más en roles importantes dentro de la asesoría, y menos en tareas mecánicas y rutinarias.
La clave de este proceso es identificar qué actividades son más susceptibles de ser automatizadas. No se trata de digitalizar todo de manera repentina, sino de priorizar las áreas que generan más carga de trabajo o que son críticas para la operatividad de la asesoría, y que son más susceptibles de ser automatizadas sin perder eficacia ni resultados.
La mejor opción para la automatización de asesorías
La mejor forma de apostar por la automatización para asesorías es Advisorsy. Advisorsy funciona interactuando con el ERP de la asesoría y otras aplicaciones, principalmente administrativas, según la automatización que corresponda. Por tanto, es preciso que la asesoría cuente con su propio ERP para que Advisorsy pueda empezar a ponerse en marcha.
Los robots están en una especie de capa intermedia entre el ERP y el resto de los procesos, donde interactúan incluso con el cliente final para hacer esos procesos intermedios que, en el momento, la asesoría lleva a cabo de forma manual.
Razones para apostar por la automatización de asesorías
La automatización es una necesidad para mantenerse competitivo en un entorno empresarial cada vez más exigente y digitalizado. Pero, ¿por qué motivos exactos empezar a automatizar tareas en una asesoría? ¿Cómo se puede mejorar su rendimiento?
Ahorro de tiempo y recursos
Una de las ventajas más evidentes de la automatización es la reducción del tiempo necesario para completar tareas repetitivas. Actividades como el registro de datos, la generación de informes o la gestión de documentos pueden ser lentas y estar sujetas a errores cuando se realizan manualmente. En cambio, con herramientas automatizadas, estos procesos se vuelven rápidos y precisos, reduciendo el margen de error a prácticamente cero.
Mayor satisfacción del cliente
En el sector de las asesorías, los clientes valoran la rapidez y la exactitud en los servicios que reciben.
Un sistema automatizado puede proporcionar respuestas ágiles a consultas, generar informes detallados en poco tiempo y garantizar que se cumplan los plazos establecidos sin contratiempos, lo que mejora la confianza de los clientes y acaba fortaleciendo la reputación de la propia asesoría.
Cumplimiento normativo más sencillo
El cumplimiento de la legislación fiscal y contable es fundamental para cualquier asesoría. Las normativas cambian con frecuencia, y estar al día puede ser un desafío.
Las herramientas automatizadas pueden incorporar actualizaciones legales y asegurarse de que los procedimientos se ajusten a las regulaciones vigentes, vital para el buen funcionamiento de la asesoría.
Escalabilidad del negocio
A medida que una asesoría crece y adquiere más clientes, los procesos manuales pueden volverse insostenibles.
La automatización permite gestionar un mayor volumen de trabajo sin necesidad de aumentar el personal de manera desordenada, lo que hace más fácil y sostenible la expansión del negocio, manteniendo un equilibrio adecuado entre recursos y carga de trabajo.
Procesos que se pueden automatizar en una asesoría
La automatización no implica transformar todos los procesos al mismo tiempo. Se trata de comenzar con aquellos que generan más trabajo repetitivo o que son más críticos para el negocio.
¿Qué procesos se automatizan con más frecuencia en una asesoría?
Gestión documental
Las asesorías manejan una gran cantidad de documentos, como facturas, nóminas, contratos y declaraciones fiscales.
La automatización en esta área implica utilizar sistemas que clasifiquen, almacenen y permitan recuperar documentos de forma digital. Herramientas como los sistemas de gestión documental o el almacenamiento en la nube son clave para mantener todo organizado y accesible desde cualquier lugar.
Cálculo y presentación de impuestos
El cumplimiento fiscal es una de las tareas más importantes de una asesoría. Sin embargo, realizar estos cálculos de forma manual puede ser tedioso y propenso a errores.
Las herramientas automatizadas permiten generar declaraciones fiscales precisas y enviarlas electrónicamente a las autoridades competentes.
Generación de nóminas
La gestión de nóminas es otra actividad que consume mucho tiempo, especialmente cuando hay variaciones salariales, bonificaciones o deducciones.
Los sistemas automatizados pueden calcular los salarios, generar los recibos y enviarlos directamente a los empleados, reduciendo el margen de error y agilizando el proceso.
Facturación y cobros
Automatizar la facturación permite generar facturas automáticamente, enviarlas a los clientes y realizar un seguimiento de los pagos pendientes. Además, se pueden configurar recordatorios automáticos para los clientes que no hayan cumplido con los plazos de pago.
Gestión de clientes
Las asesorías suelen manejar una base de datos extensa de clientes. Automatizar esta gestión implica utilizar herramientas que almacenen información, registren interacciones y gestionen tareas pendientes, como el envío de recordatorios o informes.
Reportes financieros
Los reportes financieros son esenciales tanto para los clientes como para la propia asesoría. Crear estos informes manualmente puede ser un proceso largo y propenso a errores. La automatización permite procesar datos y generar informes claros y detallados de manera automática, reduciendo el tiempo y aumentando la precisión.
En definitiva, la automatización de los procesos en una asesoría es una opción muy recomendable para optimizar el trabajo, mejorar la calidad del servicio y adaptarse a un entorno empresarial cada vez más digitalizado.
Si bien implementar sistemas automatizados requiere una inversión inicial, los beneficios a largo plazo son claros y mejoran la competitividad a nivel global de la asesoría.
